Kassensystem

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Was ist ein Kassensystem?

GiroWeb erklärt: Ein Kassensystem ist eine EDV-basierte Lösung zur Einbindung von Peripherie oder Software mit einer Computer-gestützten Kasse. Das Kassensystem richtet sich dabei nach den möglichen Bezahlarten und -medien, also dem Bezahlsystem bzw. Zahlungssystem. In der Praxis bedeutet das im Einzelnen:

Die Kassen beruhen zunächst auf einem Betriebssystem, das wahlweise ein marktgängiges oder auch ein proprietäres Betriebs- oder Operating System sein kann. Die darauf aufbauende Kassensoftware ist ein Programm, das die eigentlichenen Kassiervorgänge abbildet und die Geschäftsvorfälle digital dokumentiert. Dazu benötigt das Kassensystem eine Möglichkeit zur Datenspeicherung – prinzipiell denkbar auf lokalen und / oder dezentralen (Remote-) Speichern. Aufgrund strenger gesetzlicher Vorgaben zur Datenbehandlung im Rahmen der GoBD (Speicherung, Unveränderbarkeit, Datenschutz bzw. Datensicherheit, Backup-Mechanismen, usw.) spielen Cloud-Lösungen bis dato noch eine untergeordnete Rolle; sie werden häufig allenfalls im Rahmen von Datensicherungsstrategien genutzt.

Neben diesen Standard-Komponenten umfasst ein optimales Spektrum eines modernen Kassensystems weitere Elemente. Neben dem wichtigen Aspekt des bargeldlosen [Zahlungssystems] – idR. [kontaktlose Chipkarten-Ausweise] bzw. Chipschlüssel / Transponder, in Kombination mit entsprechenden Kartenlesern / Terminals zum Einlesen der Bezahlmedien – erstreckt sich ein Kassenplatz auf weitere Bestandteile, wie beispielsweise (Barcode-, QR-Code- oder Bluecode-) Scanner, Online-Waage, Bondrucker, Kundenanzeigen (Digital Signage), Zahlungsterminal mit Touch-Screen, Kassenschublade, usw. Eine effiziente und intelligente Kassenplatzanordnung all dieser Komponenten (idealerweise unter Berücksichtigung durchdachter Laufwege) spielt im Hinblick auf optimierte Kassendurchlaufzeiten in diesem Zusammenhang ebenfalls eine nennenswerte Rolle.

In der Gemeinschaftsverpflegung nimmt die Bedeutung des Bargelds aus Effizienzgründen ab. In der Betriebskantine mit modernen Kassen-Systemen dominieren kontaktlose [RFID]-Karten (z.B. GiroWeb Kassensysteme mit MIFARE DESFire oder Legic advant) mit entsprechenden [Kartenlesern]. In Bildungseinrichtungen (z.B. Schulen, Universitäten) kommen hingegen meist Transponder- bzw. Chipschlüssel-basierte Bezahlmedien zum Einsatz.

Während im klassischen Gastronomie-Bereich der Bestell- und Bezahlvorgang zumeist getrennt und zeitlich versetzt stattfindet, fallen beide Vorgänge in der Betriebsgastronomie und Schulverpflegung oft zusammen (ähnlich wie auch in der sog. Systemgastronomie). Folglich unterscheidet sich der Funktionsumfang entsprechender Kassen. In der Gemeinschaftsverpflegung kommt z.B. Cash & Carry eine besondere Bedeutung zu, während die Funktion der Tischbedienung wegfällt. An diesem Beispiel wird zudem deutlich, dass der Kassenplatz und insbesondere das Kassensystem in der GV-Praxis einen neuralgischen Punkt bildet. An diesem sprichwörtlichen POS (Point of Sale) entscheiden Qualität und Geschwindigkeit des Kassenvorgangs im Zusammenspiel mit dem Kundendialog (Personal, Digital Signage) über Akzeptanz und Zufriedenheit der Essensgäste in Betriebsrestaurant bzw. Mensa / Kantine. Intelligente Lösungen mit elektronischen Zahlungs- und bargeldlosen Kassensystemen (z.B. GiroWeb) bilden hierfür eine wesentliche Grundlage.

Typische Attribute und Funktionen, die mit Manager- / Management-Systemen auf Kassen der Betriebsverpflegung gepflegt, konfiguriert und ausgewertet werden können (meist durch den jeweiligen Betriebsleiter) sind z.B.: Preislisten, Mehrwertsteuersätze, variable Zuschussberechnungen, Rabatte / Subventionen, Einzeltransaktionen und Transaktionssalden, Berichte je Benutzergruppe, Analysen je Kostenstelle, und weitere Controlling-unterstützende Datenaufbereitungen (kunden-individuell).

Hardware-seitig spielen neben dem Betriebssystem schließlich Aspekte eine Rolle wie z.B.: Gehäuseart (Material, Farbe, Vandalismus-Schutz), Maße, Gewicht, Lüftersysteme, Netzwerk-Schnittstellen, Steckverbindungen / Buchsen (z.B. RJ-45 Standard) und Bildschirm-Typ.

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