OST

GiroWeb FAQ für Gemeinschaftsverpflegung (GV) & Catering: Was ist OST? Wo befindet sich OST?

GiroWeb erklärt:

OST ist ein von der Gemeinschaftsverpflegung mit GiroWeb-Systemen unabhängiger IT-Begriff für das Datenmanagement mit Offline-Nutzung. Client-Software arbeitet entweder mit lokalen Originalen oder auf Basis einer Synchronisierung im Zwischenspeicher des Computers. Diese Offline-Datenkopien heißen OST und werden mit dem Zentralserver aktualisiert.

Die Abkürzung OST steht für Offline-Speicher-Tabelle (englisch Outlook Storage Table). E-Mail-Clients, die OST nutzen, benötigen keine permanente Online-Verbindung und funktionieren offline an jedem Standort. Anhand der OST-Datendateien im Zwischenspeicher kann jedes mit einer E-Mail-Adresse verknüpfte Postfach mit allen Daten (auch Notizen, Aufgaben, Termine, Kontaktinformationen wie Telefon und Adresse) synchronisiert und dargestellt werden.

In der Gemeinschaftsverpflegung mit GiroWeb spielt effiziente E-Mail-Kommunikation eine ähnliche Rolle wie in anderen Branchen einer Dienstleistungsgesellschaft. Leistungsstarke Hardware und Software ermöglichen Unternehmen wirtschaftliche Geschäftsabläufe an jedem Standort. Die Nutzung von Client-Programmen wie Outlook (oder Alternativen wie Microsoft Exchange und Thunderbird) ist ein IT-Standard für schnelle und stabile EDV.

Trotzdem sind auch vielen GiroWeb-Kunden, die täglich mit entsprechenden Outlook-Versionen arbeiten, OST-Datei und -Suffix kein Begriff (Beispiel mit Pfad und Datei: C:\Users\GiroWeb\AppData\Local\Microsoft\Outlook\ giroweb@standort-domain.ost ). Was ist OST? Wo finde ich OST? Wofür steht die Abkürzung OST? Was ist die Definition von OST? Die Antworten auf diese Fragen kennen oft nur die IT-Administratoren im Unternehmen.

Outlook ermöglicht Nutzern durch das OST-System in einigen Versionen die dateneffiziente Archivierung, Organisation und Bearbeitung von E-Mails und anderen Informationen. Die Nutzer können unabhängig von Gerät und Standort auch ohne Online-Verbindung auf Funktionen und Daten in verknüpften Postfächern zugreifen. Das OST-System ermöglicht das Zurückholen von E-Mails und sogar die Wiederherstellung gelöschter Nachrichten.

Der E-Mail-Client speichert dann jede Veränderung (z.B. Mail, Adresse oder Telefonnummer des GiroWeb-Partners) anhand der OST-Dateien im persönlichen Profil (z.B. OST-Datei giroweb@standort-domain.ost im Verzeichnis Laufwerk\Benutzer\GiroWeb\AppData\Local\Microsoft\Outlook\). Hierfür wird kein zentraler E-Mail-Server genutzt, sondern lokal synchronisierte Datenkopien des Postfachs im Zwischenspeicher des benutzten Client-Gerätes.

Die eigentlichen Originaldateien liegen auf dem zentralen Mailserver und werden bei Bedarf mit der nächsten Online-Verbindung über die Cloud synchronisiert. So sorgen diese Outlook-Versionen für maximale Aktualität und Integrität. Da OST-Dateien lokal zwischengespeichert werden, ist keine permanente Online-Verbindung nötig. Das reduziert die Last auf dem zentralen Server und schafft Kapazität für die Optimierung anderer IT-Prozesse.

Die Alternative zum OST-System sind PST-Datendateien (Abkürzung für Persönliche-Speicher-Tabelle, englisch Personal Storage Table). Diese können komplett heruntergeladen, gespeichert und ebenfalls ohne Cloud bzw. Internet genutzt werden. Jede Veränderung (z.B. neue Kontaktinformationen im Adressbuch mit Name, Unternehmen, Anschrift und Telefon) wird direkt in der originalen PST-Datendatei (Beispiel mit Pfad und Datei C:\Users\GiroWeb\AppData\Local\Microsoft\Outlook\ giroweb@standort-domain.pst ) gespeichert.

Beim Wechsel der Outlook-Version kann es vorkommen, dass sich OST-Dateien in lokaler Gesellschaft archivierter PST-Dateien befinden (z.B. PST-Datei giroweb@standort-domain.pst im Verzeichnis Laufwerk\Benutzer\GiroWeb\AppData\Local\Microsoft\Outlook\). Das Zielverzeichnis ist für beide Dateitypen oft identisch. Für die Funktionalität ist das keine Beeinträchtigung, aber selten im Interesse der IT-Abteilung des Unternehmens.

Das OST-System bietet gegenüber PST den Vorteil, dass der Zugriff auf E-Mails, Termine, Aufgaben und Adressbuch unabhängig von Client-Gerät und Standort erfolgen kann. Mit der nächsten Online-Verbindung synchronisiert das E-Mail-Programm bei Bedarf die OST-Dateien mit dem zentralen Mailserver. Bei Beschädigung oder Verlust von Hardware oder Software ermöglicht das OST-System eine schnellere Wiederherstellung nahezu aktueller Daten.

Für GiroWeb-Kunden ergeben sich durch die Nutzung bestimmter E-Mail-Clients keine Implikationen für die Effizienz ihrer Gemeinschaftsverpflegung. Bargeldlose Abrechnung mit GiroWeb minimiert die Wartezeit für alle Essensgäste und maximiert den Durchsatz an allen GiroWeb-Kassen – ganz unabhängig von Microsoft Exchange, Outlook oder Thunderbird. Je nach IT-Konzept und Online-Verbindung kann ein Client-Programm mit OST-System für die internen Geschäftsabläufe einer Firma dennoch einen kleinen Vorteil gegenüber PST darstellen.

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