Kassensysteme für Gastronomie in Kantine & Mensa

GiroWeb FAQ für Gemeinschaftsverpflegung (GV) & Catering: Wie funktioniert ein elektronisches Kassensystem? POS-System, was ist das?

GiroWeb erklärt:

Ein TSE-Kassensystem, oder auch POS-System mit Technischer Sicherheits-Einrichtung (TSE-Modul oder Cloud-TSE) zur Fiskalisierung, ist eine EDV-Lösung zur Einbindung von Kassen-Peripherie (zum Beispiel Bondrucker, Scanner, RFID-Leser und Bargeldschublade) oder Kassen-Software mit Computer-Kassen oder elektronischen Registrierkassen. TSE-Kassensysteme am POS (Point of Sale / Point of Service) richten sich nach den Bezahlarten, also dem Zahlungssystem. In der Gastronomie-Praxis bedeutet das:

Digitale TSE-Kassensysteme, im gastronomischen Dienstleistungsbereich auch Point-of-Service-Systeme genannt, beruhen zunächst auf einer Betriebssoftware, die wahlweise ein marktgängiges oder auch ein proprietäres Betriebssystem bzw. Operating System (OS) sein kann. Die darauf aufbauende Kassen-Software ist ein EDV-Programm, das die eigentlichen Kassiervorgänge der Gastronomie im Betriebsrestaurant, in der Kantine oder Mensa abbildet und die Geschäftsvorfälle digital dokumentiert und per zertifizierter Kassen-TSE, der Technischen Sicherheitseinrichtung zur fiskalischen Nachvollziehbarkeit für das Finanzamt, nachvollziehbar und überprüfbar macht. Dazu benötigt das Kassensystem im Vergleich zu einer Kasse mit integriertem Speicher eine externe Möglichkeit zur Datenspeicherung – auf lokalen oder dezentralen (Remote-)Speichern.

Aufgrund von gesetzlichen Vorgaben zur Datenbehandlung, u.a. Kassensicherungsverordnung (abgekürzt KassensichV) und Kassen-GoBD (Speicherung, Unveränderbarkeit, Datenschutz und Datensicherheit, Backup-Mechanismen, etc) entscheiden sich viele Caterer noch für ein TSE-Kassensystem mit einer Stand-Alone Lösung. Insbesondere für den Catering-Betrieb an mehreren Standorten ist die Mandantenfähigkeit der Kassen-Software von Bedeutung, sodass in diesen Fällen zunehmend Online-Kassensysteme in einer Cloud zum Einsatz kommen. Beim Kassensysteme-Vergleich klassischer und cloudbasierter POS-Systeme gibt es in der Praxis keinen Testsieger wie bei Stiftung Warentest, sondern primär Abwägungen der Vorteile und Nachteile im Zusammenhang mit dem jeweiligen Gastronomie-Konzept.

Neben diesen Standard-Komponenten umfasst das optimale Spektrum eines digitalen TSE-Kassensystems weitere IT-Elemente. Neben dem wichtigen Aspekt des bargeldlosen Zahlungssystems – idR. kontaktlose Chipkarten-Ausweise bzw. Chipschlüssel / Transponder, in Kombination mit entsprechenden Kartenlesern / Terminals zum Einlesen der Bezahlmedien – erstreckt sich ein Kassenplatz auf weitere IT-Bestandteile wie Scanner (zum Beispiel für Barcode, QR-Code oder Bluecode), Online-Waage, Kassenbon-Drucker, Kundenanzeigen (Digital Signage), Zahlungsterminal mit Touch-Screen, PLU-Funktion und Kassenschublade. Eine intelligente Kassenplatzanordnung aller Komponenten (idealerweise unter Berücksichtigung durchdachter Laufwege) spielt besonders für POS-Systeme in der Betriebs-Gastronomie im Hinblick auf schnelle Durchlaufzeiten an den TSE-Kassen ebenfalls eine wichtige Rolle.

Insbesondere in Betriebsrestaurants mit wenigen Standard-Gerichten kommen zunehmend SB-Kassensysteme, also TSE-Kassen mit Selbstbedienung einschließlich Self-Checkout zum Einsatz. Die Essensgäste erfassen ihre Speisen und Getränke dort selbst und bezahlen abschließend bargeldlos oder es erfolgt eine Verrechnung über ihr Gehaltskonto. SB-Kassen mit eigener Warenerfassung bezeichnet man auch als Vertrauenskassen, da diese Catering-Betriebe von der Ehrlichkeit der Mitarbeiter leben. Wie alle SB-Konzepte haben Vertrauenskassen den Vorteil, dass wenig Personalaufwand anfällt. Den geringeren Personalkosten stehen üblicherweise leicht steigende Fehlbeträge auf der Einnahmenseite gegenüber. Diese können auch im Falle ehrlicher Mitarbeiter durch fehlerhafte Erfassung der Speisen und Getränke entstehen. Der Fehleranfälligkeit bei manueller Eingabe können Caterer begegnen, indem sie bargeldlose Vertrauenskassen mit Dishtracker-Software zur automatisierten Speisenerkennung via Kamera kombinieren.

In der Gemeinschaftsverpflegung, sowohl im Business-Catering als auch im Education-Catering, nimmt die Bedeutung von Bargeld aus Hygiene- und Effizienzgründen ab. In Betriebskantinen mit modernen TSE-Kassensystemen und flexibler Kassen-Software dominieren kontaktlose RFID-Bezahlkarten (wichtigste Beispiele: POS-Kassensysteme mit Mifare DESFire oder Legic advant) mit den technisch entsprechenden Kartenlesern. In der Gastronomie von Bildungseinrichtungen wie Schulen und Universitäten kommen aufgrund der praktikablen Robustheit meist Transponder- bzw. Chipschlüssel-basierte Bezahlmedien zum Einsatz.

Während im klassischen Gastro-Bereich der Bestell- und Bezahlvorgang zumeist getrennt und zeitlich versetzt stattfindet, fallen beide Vorgänge in der Betriebsgastronomie und Schulverpflegung oft zusammen (ähnlich wie auch in der sog. Systemgastronomie). Folglich unterscheidet sich der Funktionsumfang entsprechender POS-Kassen. In der Gemeinschaftsverpflegung kommt zum Beispiel Cash & Carry eine besondere Bedeutung zu, während die Funktion der Tischbedienung wegfällt. Beim Test und Vergleich von TSE-Kassensystemen wird deutlich, dass der physische Kassenplatz in der GV-Praxis einen neuralgischen Punkt bildet. An diesem stationären oder mobilen Point of Sale (via portabler Tablet-Kasse für mobile Einsätze) entscheiden Geschwindigkeit und Qualität des Kassenvorgangs sowie des Kundendialogs über Akzeptanz und Zufriedenheit der Essensgäste im Betriebsrestaurant, in der Mensa oder Kantine. Leistungsfähige IT-Lösungen mit einem elektronischen POS-System und bargeldloser Bezahlung bilden hierfür eine wesentliche Grundlage.

Beispiele für typische Attribute und Funktionen, die mit der EDV der Manager- / Management-Systemen auf Kassen der Betriebsverpflegung gepflegt, konfiguriert und ausgewertet werden können (meist durch die jeweiligen Betriebsleiter) sind Preislisten, Mehrwertsteuersätze, (variable) Zuschuss-Berechnungen, Rabatte / Subventionen, Einzel-Transaktionen und Transaktions-Salden, Berichte je Benutzergruppe, Analysen je Kostenstelle, und weitere Controlling-unterstützende Datenaufbereitungen (kunden-individuell) aus dem POS-System.

Außer betriebswirtschaftlichen Anforderungen unterliegen Gastronomen als Betreiber digitaler TSE-Kassen in der GV-Praxis auch rechtlichen Rahmenbedingungen. Zu den relevanten Themen gehören u.a. DS-GVO (Datenschutz-Grundverordnung bzw. GDPR für General Data Protection Regulation); GoBD-Konformität (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff); sowie Kassensicherungsverordnung (Technische Anforderungen an elektronische Aufzeichnungs- und Sicherungssysteme im Geschäftsverkehr) mit TSE (Technische Sicherheitseinrichtung: zertifiziertes TSE-Modul für finanzamtkonforme Kassen-Software zur lückenlosen und unveränderbaren Aufzeichnung aller Kassenvorgänge am POS der Gastronomie in Kantine und Mensa).

Fragen zum GiroWeb Wiki? Wir antworten!

Fragen zum Glossar & Lexikon der Gemeinschaftsverpflegung? GiroWeb antwortet! Haben Sie Fragen, z.B. Was kosten TSE-Kassensysteme für die Gastronomie? Wir unterstützen gerne!


Seitenanfang

Links & Wissenswertes zur Definition von Kassensystem & Kassensoftware

Empfohlene GV-Artikel zu EDV-Kassenlösungen

GiroWeb Definition & Erklärung: Kassensystem / Kassensoftware | QR-Code FAQ-URLVerwandte FAQ, Wiki-Begriffe, Definitionen, Erklärungen und Wortpaare: Links und relevante Enzyklopädie-Artikel aus unserem GV Glossar & Lexikon, die Sie im Zusammenhang mit Kassensystem / Kassensoftware interessieren könnten:

Ähnliches: GiroWeb Themen-Tipps

Zusammenstellung von Wiki-Beiträgen mit Affinität zum gleichen GV-Thema:

Synonyme & alternative Bezeichnungen

Die meisten Begriffe im Definitionsbereich Gemeinschaftsverpflegung und Catering werden – egal ob Fachtermini, Abkürzungen oder umgangssprachliche Beschreibungen – im Praxis-Alltag auch durch unterschiedliche Wortvarianten, alternative Schreibweisen oder bedeutungsgleiche Synonyme zum Ausdruck gebracht.

Synonyme & alternative Bezeichnungen sind u.a. TSE-Kassensystem, POS-System, Computer-Kasse, EDV-Kasse und POS-Kassensoftware.

GiroWeb Praxis-Info: Kassensystem / Kassensoftware

Wissen & Beispiele für den Kassensystem-Vergleich und -Test in der GV-Praxis:

FAQ Bild: Mobile Kasse

GiroWeb-FAQ in der Praxis: Mobile Kasse für portablen Einsatz

Identische Begriffe: GiroWeb Stichwort-Tipps

Auswahl an unterschiedlichen lexikalischen Artikeln rund um das gleiche GV-Schlagwort:



Seitenanfang


Dieses Glossar & Lexikon für das A bis Z der Gemeinschaftsverpflegung (GV) ist ein GiroWeb Service. Unsere Online-Wissensdatenbank erklärt Begriffe & Abkürzungen für die GV-Praxis der Betriebsgastronomie, Schulverpflegung und angrenzender Themenbereiche wie Operating & Vending: von A wie Abrechnungssysteme über K wie Kassensysteme bis Z wie Zahlungssysteme.


Sie befinden sich in unserer Wissensdatenbank für Gemeinschaftsverpflegung & Catering hier:


Freitext-Suche nach beliebigen Stichworten, Suchbegriffen, Definitionen & GV-Fachvokabular:

Diese FAQ sind ein kostenloser Service von:

GiroWeb CCS - Cashless Catering Solutions

+ IT-Systemhaus für Bestellung, Bezahlung & Abrechnung
+ Spezialist für bargeldlose Kassen- & Zahlungssysteme
+ Über 30 Jahre EDV-Berater für Caterer & Direkt-Kunden
+ Top-Kompetenz in der Gemeinschaftsverpflegung (GV)
+ Effizienz für Betriebsgastronomie (Business Catering)
+ ASP & FSP für Schulverpflegung (Education Catering)
+ Alles aus einer Hand. Deutschlandweit. Regional.