Kassensysteme für Gastronomie in Kantine & Mensa

GiroWeb FAQ für Gemeinschaftsverpflegung (GV) & Catering: Wie funktioniert ein elektronisches Kassensystem? POS System, was ist das?

GiroWeb erklärt:

Ein Kassensystem oder POS System ist eine EDV-Lösung zur Einbindung technischer Kassen-Peripherie (zum Beispiel TSE Modul, Bondrucker, Scanner, RFID Leser und Bargeldschublade) oder Kassensoftware mit Computer-gestützten Kassen oder elektronischen Registrierkassen. IT-Kassensysteme am POS (Point of Sale / Point of Service) richten sich nach den Bezahlarten, also dem Zahlungssystem. In der Gastronomie-Praxis bedeutet das:

Digitale Kassensysteme, im gastronomischen Dienstleistungsbereich auch Point-of-Service-Systeme genannt, beruhen zunächst auf einer Betriebssoftware, die wahlweise ein marktgängiges oder auch ein proprietäres Betriebssystem bzw. Operating System (OS) sein kann. Die darauf aufbauende Kassensoftware ist ein EDV-Programm, das die eigentlichen Kassiervorgänge der Gastronomie im Betriebsrestaurant, in der Kantine oder Mensa abbildet und die Geschäftsvorfälle digital dokumentiert (zum Beispiel per zertifizierter Kassen-TSE, der Technischen Sicherheitseinrichtung zur fiskalischen Nachvollziehbarkeit für das Finanzamt). Dazu benötigt das Kassensystem im Vergleich zu einer Kasse mit integriertem Speicher eine externe Möglichkeit zur Datenspeicherung – auf lokalen oder dezentralen (Remote-)Speichern.

Aufgrund von gesetzlichen Vorgaben zur Datenbehandlung, u.a. Kassensicherungsverordnung (abgekürzt KassensichV) und Kassen-GoBD (Speicherung, Unveränderbarkeit, Datenschutz und Datensicherheit, Backup-Mechanismen, etc) entscheiden sich viele Caterer noch für ein Kassensystem mit einer Stand-Alone Lösung. Insbesondere für den Catering-Betrieb an mehreren Standorten ist die Mandantenfähigkeit der Kassensoftware von Bedeutung, sodass in diesen Fällen zunehmend Online-Kassensysteme in einer Cloud zum Einsatz kommen. Beim Kassensysteme Vergleich klassischer und cloudbasierter POS Systeme gibt es in der Praxis keinen Testsieger wie bei Stiftung Warentest, sondern primär Abwägungen der Vorteile und Nachteile im Zusammenhang mit dem jeweiligen Gastronomie-Konzept.

Neben diesen Standard-Komponenten umfasst das optimale Spektrum eines digitalen Kassensystems weitere IT-Elemente. Neben dem wichtigen Aspekt des bargeldlosen Zahlungssystems – idR. kontaktlose Chipkarten-Ausweise bzw. Chipschlüssel / Transponder, in Kombination mit entsprechenden Kartenlesern / Terminals zum Einlesen der Bezahlmedien – erstreckt sich ein Kassenplatz auf weitere IT-Bestandteile wie Scanner (zum Beispiel für Barcode, QR-Code oder Bluecode), Online-Waage, Kassenbon-Drucker, Kundenanzeigen (Digital Signage), Zahlungsterminal mit Touch-Screen, PLU-Funktion und Kassenschublade. Eine intelligente Kassenplatzanordnung aller Komponenten (idealerweise unter Berücksichtigung durchdachter Laufwege) spielt besonders für POS Systeme in der Betriebs-Gastronomie im Hinblick auf schnelle Durchlaufzeiten an den TSE Kassen ebenfalls eine wichtige Rolle.

In der Gemeinschaftsverpflegung, sowohl im Business-Catering als auch im Education-Catering, nimmt die Bedeutung von Bargeld aus Hygiene- und Effizienzgründen ab. In Betriebskantinen mit modernen Kassensystemen und flexibler Kassensoftware dominieren kontaktlose RFID-Karten (wichtigste Beispiele: POS-Kassensysteme mit Mifare DESFire oder Legic advant) mit den technisch entsprechenden Kartenlesern. In der Gastronomie von Bildungseinrichtungen wie Schulen und Universitäten kommen aufgrund der praktikablen Robustheit meist Transponder- bzw. Chipschlüssel-basierte Bezahlmedien zum Einsatz.

Während im klassischen Gastro-Bereich der Bestell- und Bezahlvorgang zumeist getrennt und zeitlich versetzt stattfindet, fallen beide Vorgänge in der Betriebsgastronomie und Schulverpflegung oft zusammen (ähnlich wie auch in der sog. Systemgastronomie). Folglich unterscheidet sich der Funktionsumfang entsprechender POS Kassen. In der Gemeinschaftsverpflegung kommt zum Beispiel Cash & Carry eine besondere Bedeutung zu, während die Funktion der Tischbedienung wegfällt. Beim Kassensysteme-Vergleich und -Test wird deutlich, dass der TSE Kassenplatz in der GV-Praxis einen neuralgischen Punkt bildet. An diesem stationären oder mobilen Point of Sale (via portabler Tablet-Kasse für mobile Einsätze) entscheiden Geschwindigkeit und Qualität des Kassenvorgangs sowie des Kundendialogs über Akzeptanz und Zufriedenheit der Essensgäste im Betriebsrestaurant, in der Mensa oder Kantine. Leistungsfähige IT-Lösungen mit einem elektronischen POS System und bargeldloser Bezahlung bilden hierfür eine wesentliche Grundlage.

Beispiele für typische Attribute und Funktionen, die mit der EDV der Manager- / Management-Systemen auf Kassen der Betriebsverpflegung gepflegt, konfiguriert und ausgewertet werden können (meist durch die jeweiligen Betriebsleiter) sind Preislisten, Mehrwertsteuersätze, (variable) Zuschuss-Berechnungen, Rabatte / Subventionen, Einzel-Transaktionen und Transaktions-Salden, Berichte je Benutzergruppe, Analysen je Kostenstelle, und weitere Controlling-unterstützende Datenaufbereitungen (kunden-individuell) aus dem POS System.

Außer betriebswirtschaftlichen Anforderungen unterliegen Gastronomen als Betreiber digitaler Kassen in der GV-Praxis auch rechtlichen Rahmenbedingungen. Zu den relevanten Themen gehören u.a. DS-GVO (Datenschutz-Grundverordnung bzw. GDPR für General Data Protection Regulation); GoBD-Konformität (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff); sowie Kassensicherungsverordnung (Technische Anforderungen an elektronische Aufzeichnungs- und Sicherungssysteme im Geschäftsverkehr) mit TSE (Technische Sicherheitseinrichtung: zertifiziertes TSE Modul für finanzamtkonforme Kassensoftware zur lückenlosen und unveränderbaren Aufzeichnung aller Kassenvorgänge am POS der Gastronomie in Kantine und Mensa).

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