Elektronisches Kassensystem

GiroWeb FAQ für Gemeinschaftsverpflegung (GV) & Catering: Was ist ein Kassensystem?

GiroWeb erklärt:

Ein Kassensystem ist eine EDV-basierte Lösung zur Einbindung von Kassen-Peripherie (z.B. Kassen-Bon Drucker, Scanner, RFID-Leser, Tastatur und Bargeld-Schublade) oder Kassen-Software mit einer Computer-gestützten Kasse oder einer elektronischen Registrierkasse. Das IT-Kassensystem am Point-of-Sale (POS) richtet sich dabei nach den möglichen Bezahlarten und Bezahlmedien, also dem Zahlungssystem bzw. Zahlsystem oder Bezahlsystem. In der Praxis bedeutet das im Einzelnen:

Die Kassen beruhen zunächst auf einem Betriebssystem, das wahlweise ein marktgängiges oder auch ein proprietäres Betriebssystem bzw. Operating System (OS) sein kann. Die darauf aufbauende Kassensoftware ist ein Programm, das die eigentlichenen Kassiervorgänge abbildet und die Geschäftsvorfälle digital dokumentiert. Dazu benötigt das Kassensystem eine Möglichkeit zur Datenspeicherung – prinzipiell denkbar auf lokalen und / oder dezentralen (Remote-) Speichern. Aufgrund von gesetzlichen Vorgaben zur Datenbehandlung, u.a. Kassensicherungsverordnung und Kassen-GoBD (Speicherung, Unveränderbarkeit, Datenschutz bzw. Datensicherheit, Backup-Mechanismen, usw.) spielen Cloud-Lösungen noch eine untergeordnete Rolle; sie werden häufig allenfalls im Rahmen von Datensicherungsstrategien genutzt.

Neben diesen Standard-Komponenten umfasst ein optimales Spektrum eines Kassensystems weitere Elemente. Neben dem wichtigen Aspekt des bargeldlosen Zahlungssystems – idR. kontaktlose Chipkarten-Ausweise bzw. Chipschlüssel / Transponder, in Kombination mit entsprechenden Kartenlesern / Terminals zum Einlesen der Bezahlmedien – erstreckt sich ein Kassenplatz auf weitere Bestandteile, wie beispielsweise (Barcode-, QR-Code– oder Bluecode-) Scanner, Online-Waage, Kassenbon-Drucker, Kundenanzeigen (Digital Signage), Zahlungsterminal mit Touch-Screen, PLU-Funktion, Kassenschublade, usw. Eine intelligente Kassenplatzanordnung all dieser Komponenten (idealerweise unter Berücksichtigung durchdachter Laufwege) spielt im Hinblick auf optimierte Kassendurchlaufzeiten in diesem Zusammenhang ebenfalls eine nennenswerte Rolle.

In der Gemeinschaftsverpflegung, sowohl im Business-Catering als auch im Education-Catering, nimmt die Bedeutung des Bargelds aus Hygiene- und Effizienzgründen ab. In der Betriebskantine mit modernen Kassen-Systemen dominieren kontaktlose RFID-Karten (z.B. GiroWeb Kassensysteme mit Mifare DESFire oder Legic advant) mit entsprechenden Kartenlesern. In Bildungseinrichtungen (z.B. Schulen, Universitäten) kommen hingegen meist Transponder- bzw. Chipschlüssel-basierte Bezahlmedien zum Einsatz.

Während im klassischen Gastronomie-Bereich der Bestell- und Bezahlvorgang zumeist getrennt und zeitlich versetzt stattfindet, fallen beide Vorgänge in der Betriebsgastronomie und Schulverpflegung oft zusammen (ähnlich wie auch in der sog. Systemgastronomie). Folglich unterscheidet sich der Funktionsumfang entsprechender Kassen. In der Gemeinschaftsverpflegung kommt z.B. Cash & Carry eine besondere Bedeutung zu, während die Funktion der Tischbedienung wegfällt. An diesem Beispiel wird zudem deutlich, dass der Kassenplatz und insbesondere das Kassensystem in der GV-Praxis einen neuralgischen Punkt bildet. An diesem sprichwörtlichen POS (Point of Sale) entscheiden Qualität und Geschwindigkeit des Kassenvorgangs im Zusammenspiel mit dem Kundendialog (Personal, Digital Signage) über Akzeptanz und Zufriedenheit der Essensgäste in Betriebsrestaurant bzw. Mensa / Kantine. Leistungsfähige IT-Lösungen mit elektronischen Zahlungssystemen und bargeldlosen Kassensystemen (z.B. GiroWeb Kassensoftware) bilden hierfür eine wesentliche Grundlage.

Typische Attribute und Funktionen, die mit Manager- / Management-Systemen auf Kassen der Betriebsverpflegung gepflegt, konfiguriert und ausgewertet werden können (meist durch den jeweiligen Betriebsleiter) sind z.B.: Preislisten, Mehrwertsteuersätze, (variable) Zuschuss-Berechnungen, Rabatte / Subventionen, Einzel-Transaktionen und Transaktions-Salden, Berichte je Benutzergruppe, Analysen je Kostenstelle, und weitere Controlling-unterstützende Datenaufbereitungen (kunden-individuell).

Außer betriebswirtschaftlichen Anforderungen unterliegen Gastronomen als Betreiber von Kassensystemen in der GV-Praxis auch rechtlichen Rahmenbedingungen. Zu den relevanten Themen gehören u.a. DS-GVO (Datenschutz-Grundverordnung bzw. GDPR für General Data Protection Regulation); GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff); sowie Kassensicherungsverordnung (Technische Anforderungen an elektronische Aufzeichnungs- und Sicherungssysteme im Geschäftsverkehr) mit TSE (Technische Sicherheitseinrichtung: Modul für elektronische Kassen zur lückenlosen und unveränderbaren Aufzeichnung aller Kassenvorgänge).

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