GV Glossar & Lexikon:
GiroWeb erklärt Gemeinschaftsverpflegung

Bezahlsysteme: Aufladung – Vorbestellung – Bezahlung – Abrechnung

Das Rückgrat moderner GV-Lösungen ist das Zahlungssystem. Ein solches Zahlungs-, oder auch einfach Zahlsystem, beginnt prozess-chronologisch i.d.R. bei der Guthabenaufladung, führt über die angebundenen Vorbestellsysteme, Chipkarten-Systeme und Kassensysteme bis zu Abrechnungs- und Management-Systemen. Der neuralgische Punkt ist dabei in der Regel der eigentliche Bezahlvorgang an der Kasse, da dieser unmittelbar Kassendurchlaufzeiten, Wartezeiten und damit auch Warteschlangen beeinflusst bzw. in letzter Konsequenz die verbleibende Zeit für ein entspanntes, gesundes Essen bestimmt. Vor diesem Hintergrund, aber auch aufgrund anderen Überlegungen wie z.B. hinsichtlich der Hygiene, kommen für den eigentlichen Bezahlvorgang bei Lösungen der heutigen Gemeinschaftsverpflegung fast ausschließlich bargeldlose IT-Systeme zur Anwendung (Cashless Catering Solutions).

Die räumliche Trennung von Aufwertern (Aufladestationen), Vorbestellsystemen (PC-basiert, via mobilen Apps, oder auch über Kiosksysteme, also SB-Terminals vor Ort), sowie Abrechnungssystemen erfordert eine gute planerische Gesamtkonzeption sowie eine verlässlich funktionierende Anbindung und Vernetzung aller relevanten IT-Systeme und Komponenten in Verbindung mit dem elektronischen Kassensystem. Ihr GiroWeb-Partner berät Sie hier gerne auf Basis langjähriger Erfahrung und Expertise.

Neben dieser grundsätzlichen Integration ergeben sich eine Reihe von Herausforderungen, wenn im Rahmen der Auflademöglichkeiten für Guthaben zahlreiche Varianten wie Bargeld (Münzen und Geldscheine erfordern entsprechende Banknotenleser, Münzprüfer, Münzhopper und Münzwechsler), zahlungsfähige NFC- oder RFID-Chipkarten (Kreditkarten wie Visa & Mastercard, Debitkarten wie V-Pay & Maestro, EC-Karten bzw. GiroCard & GiroGo, sowie bankunabhängige kundenindividuelle Karten-Lösungen), Smartphone-/ Handy-basierte Mobile Payment Optionen (i.d.R. auf Basis von dedizierten mobilen Apps in Verbindung mit entsprechenden Authorisierungsvereinbarungen – z.B. BlueCode), sowie andere Internet-basierte Bezahllösungen (z.B. E-Cash, PayPal, PayDirekt) angeboten werden. Gleichzeitig entstehen komplexere Anforderungen in Bezug auf die Abrechnung, wenn neben der Anbindung von Lohn- bzw. Gehaltskonten auch Aspekte wie Rabattierungen bzw. Zuschüsse oder auch Sachbezugs-Regelungen (differenziert nach Berechtigungsgruppen) sowie Refund-Buchungen bei der Verrechnung von Zahlungen berücksichtigt werden. Darüber hinaus muss in sämtlichen Fällen (unabhängig davon, ob es sich um sog. Open-Loop- oder Closed-Loop-Systeme handelt) gewährleistet sein, dass alle Transaktionen GoBD-konform und vollständig erfasst, unveränderlich gespeichert sowie entsprechend gesichert werden. Schließlich werden Verantwortliche in der modernen GV-Praxis nicht ohne diverse Aufbereitungen unterschiedlich aggregierter Zahlungsinformationen in Berichten (Reporting) bzw. als Teil des Finanz-Controllings auskommen.

Hinsichtlich der Guthaben-Aufladung kommen des weiteren im Rahmen der Menü-Vorbestellsysteme noch Bezahl-Verfahren wie SEPA-Überweisungen oder Lastschriften im ELV-Verfahren hinzu, was die Verwaltung gesicherter Treuhandkonten indirekt mit einschließt. Gekoppelt sind diese Bezahlformen zumeist, v.a im Rahmen der Schulverpflegung, an nicht-kartenbasierte Bezahlmedien wie Chipschlüssel bzw. RFID-Transponder, welche von Erwachsenen, Jugendlichen und Kindern gleichermaßen genutzt werden können.

In diesem herausfordernden und komplexen Spannungsfeld der Gemeinschaftsverpflegung rund um den neuralgischen Bezahlvorgang liegt die Kern-Kompetenz von GiroWeb, dem GV-Systemhaus mit Fokus auf bargeldlosen Zahlungssystemen und elektronischen Kassensystemen für die Betriebsgastronomie und die Schulverpflegung.

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