Elektronisches Bezahl- bzw. Zahlungssystem

GiroWeb FAQ für Gemeinschaftsverpflegung (GV) & Catering: Was ist ein Zahlungssystem?

GiroWeb erklärt:

Unter Zahlungssystem, Zahlungsverfahren oder Bezahlsystem (englisch Payment Systems) versteht man man alle Formen und Vorgänge der Übertragung von Eigentumsrechten an Zahlungsmitteln von einem Zahlungspflichtigen an einen Zahlungsempfänger. Das einfachste Zahlungsverfahren ist die Bargeld-Bezahlung mit Banknoten bzw. Geldscheinen oder Geldmünzen an einer Kasse. Die moderne Gemeinschafts-Verpflegung (GV), Business- als auch Education-Catering, wird von elektronischen Zahlungssystemen und Zahlungsverfahren (Electronic Payment, abgekürzt E-Payment) geprägt:

Bargeldlose Zahlungssysteme bzw. Bezahlsysteme spielen in der Betriebsgastronomie und Schulverpflegung oft eine entscheidende Rolle. Catering-Anbieter und Gastronomen mit Eigenbewirtschaftung versuchen in der GV-Praxis sowohl aus Zeit- als auch aus Kostengründen Bargeld, insbesondere Münzen, zu vermeiden; sie setzen in ihrer Betriebs-Kantine oder Schul-Mensa stattdessen auf bargeldlose Zahlungssysteme (Cashless Catering Solutions: CCS) mit räumlich getrennter Aufladungsmöglichkeit an einer oder mehreren Ladestationen. Die eingesetzten Medien des Zahlungssystems sind üblicherweise kontaktlose RFID-Chipkarten (z.B. GiroWeb mit MIFARE DESFire oder LEGIC advant Chips) zum schnellen und einfachen Aufladen und Bezahlen.

Der moderne bargeldlose Zahlungsverkehr kann hauptsächlich im Business-Catering, teilweise aber auch im Education-Catering, unter bestimmten Voraussetzungen (z.B. bei einer großen Zahl an externen Restaurant-Gästen) sinnvoll ergänzt werden durch z.B.: EC-Karte / GiroCard, Kreditkarte, NFC, Mobiltelefon / Smartphone, Gästekarte oder Gehaltskonto. In der Schulverpflegung gibt es im Rahmen der Vorbestellsysteme – z.B. Giro-Web & App – für die Eltern und Schulkinder in der Regel auch die Möglichkeit der Überweisung.

Zu den erweiterten Bezahlvarianten in der Gemeinschaftsverpflegung gehört u.a. auch BlueCode, ein Zahlungsverfahren, welches auf sog. Mobile Payment (M-Payment) mittels Handy bzw. Tablet setzt und die erforderliche Zeiteffizienz für einen schnellen Kassendurchlauf berücksichtigt.

Über die betriebswirtschaftlichen Überlegungen hinaus müssen Caterer als Betreiber elektronischer Zahlungssysteme auch rechtliche Anforderungen in einem dynamischen Umfeld berücksichtigen. Zu den wichtigsten Themen gehören in der GV-Praxis: die DS-GVO (Datenschutz-Grundverordnung bzw. GDPR für General Data Protection Regulation); die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff); und die Kassensicherungsverordnung (Technische Anforderungen an elektronische Aufzeichnungs- und Sicherungssysteme im Geschäftsverkehr) einschließlich der Technischen Sicherheitseinrichtung (TSE-Modul für elektronische Kassen zur lückenlosen und unveränderbaren Aufzeichnung aller Kassenvorgänge).

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