Elektronisches Vorbestellsystem

GiroWeb FAQ für Gemeinschaftsverpflegung (GV) & Catering: Was ist ein Vorbestellsystem?

GiroWeb erklärt:

Ein Verpflegungssystem mit Vorbestellung bzw. ein Vorbestellsystem dient im Bereich der Gemeinschafts-Verpflegung (GV) der vorzeitigen Essensauswahl und -Bestellung. Registrierten Essensteilnehmern (z.B. Schülern) einer Mensa oder Kantine stehen hierfür idR. mehrere parallel nutzbare Möglichkeiten der Vorbestellung zur Verfügung. Dies bedeutet für die GV-Praxis im Education-Catering:

Vorbestellsysteme haben insbesondere in der Schulverpflegung & Schulspeisung (z.B. Kitas und Schulen mit Ganztags-Angeboten) eine hohe Relevanz – für Eltern, Schüler, Catering-Unternehmen und nicht zuletzt die Träger der Bildungseinrichtung (Betreiber).

Die meisten Betreiber und Caterer entscheiden sich dabei für ein elektronisches Abrechnungssystem mit Online-Speiseplan und folgenden Varianten der Vorbestellung:

  1. Über das Internet, z.B. vom heimischen PC aus
  2. Am Vorbestell-Terminal in der Mensa oder Kantine
  3. Mittels App via Smartphone (Handy) oder Tablet

Neben der Essensvorbestellung im engeren Sinn stehen Eltern von Schülern bzw. Kita-Kindern zusätzliche wichtige Funktionalitäten zur Verfügung, beispielsweise die Online-Zahlung, Einsicht in den Guthaben-Stand, oder eine Stornierungs-Möglichkeit im Krankheitsfall.

Die Einrichtung von Abrechnungssystemen mit Vorbestellung wird bei Systemhaus-Partnern mit praxis-tauglichen Standards durch ausreichende Schulungen für die Schulverwaltung, die Lehrerschaft und das Personal in der Kantine oder der Mensa flankiert. Darüber hinaus werden entsprechende Kommunikation und Unterlagen für die teilnehmenden Familien, Kinder, Lehrer und Gäste erstellt und bereitgehalten. Generell sollte eine professionelle Unterstützung selbstverständlich sein – von der Erstinformation über die Anmeldung bis zum Versand bzw. Verkauf von RFID Chipkarten oder Chipschlüsseln / Transpondern für das elektronische Bestellsystem.

Passende RFID-Systeme mit der entsprechenden GV-Hardware & -Software werden von spezialisierten Anbietern zur Verfügung gestellt. Diese IT-Systemhäuser (z.B. Systemhaus GiroWeb) bieten Landkreisen, Schulen und Kitas meistens sowohl ASP (Application Service Providing: reine Software Nutzung mit bereits vorhandener IT-Infrastruktur) als auch FSP (Full Service Providing: mit Dienstleistungen von A wie Anmeldung bis Z wie Zahlungseingänge). Um die Investitionen durch den Schulträger oder die Schule abzusichern, sowie einem Ausfall des IT-Systems vorzubeugen, wird in der Regel ein Wartungsvertrag abgeschlossen.

In der GV-Praxis haben sich diejenigen Verpflegungs-Systeme als besonders tauglich erwiesen, welche elektronische Bezahlung mit bargeldlosen Kassensystemen kombinieren. Kiosksysteme bzw. SB-Terminals (z.B. Aufwerter / Vorbesteller mit Selbstbedienung) zur Aufladung und Bestellung vor Ort sind eine ideale Ergänzung, um auch Zielgruppen ohne privaten Internetzugang die Vorbestellung ihres Mittagessens zu ermöglichen. Für Betreiber und Caterer ergeben sich durch ein entsprechendes Verpflegungssystem mit Online-Speiseplan und Vorbestellung zahlreiche Vorteile – z.B. Planungssicherheit für den Einkauf, Schnelle Essensausgabe, Kostenreduktion durch maximale Verwertung.

Während Vorbestellsysteme in der Schulverpflegung der Standard sind, stellt sich die Situation in der Betriebsgastronomie bzw. im Business-Catering ganz anders dar. Die meisten Gäste von Betriebsrestaurants wollen erst vor Ort eine spontane Entscheidung für bestimmte Speisen und Getränke treffen. Daher dienen mobile EDV-Anwendungen in der Betriebsverpflegung in erster Linie der Darstellung von Speiseplänen als Vorabinformation, der Allergenkennzeichnung sowie der Prüfung und Aufladung von Guthaben auf meistens kontaktlos arbeitenden Chipkarten-Ausweisen der Mitarbeiter und der externen Gäste.

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